Si può cambiare la Pubblica Amministrazione senza nuove leggi? In molti casi sì: gli strumenti esistono già, e a fare la differenza sono i comportamenti di chi li applica. È la tesi del libro La Pubblica Amministrazione del futuro, scritto con Luciano Hinna.
C’è un ufficio, in un Comune qualsiasi, dove da dieci anni una pratica passa per sette scrivanie. Nessuna norma impone le sette scrivanie. Sono arrivate una alla volta: una per prudenza, una dopo un ricorso perso, una perché il collega che firmava prima è andato in pensione e nessuno ha voluto prendersi la responsabilità da solo. Ogni passaggio, preso da solo, ha una sua ragione. Messi in fila, fanno quaranta giorni di attesa per un cittadino che chiedeva un’autorizzazione.
Un giorno arriva una dirigente nuova. Studia la disposizione legislativa, non aspetta una circolare, capisce quale spazio di intervento le lascia la legge, chiede alle persone dell’ufficio perché fanno quello che fanno. Scopre che quattro passaggi su sette non servono a nessuno, se non a distribuire la paura di sbagliare. Rivede la procedura, elimina i quattro passaggi superflui. La pratica ora passa per tre scrivanie e arriva in dodici giorni.
È una storia che chi lavora nella Pubblica Amministrazione ha visto molte volte, con dettagli diversi. E contiene un dettaglio che di solito sfugge: per cambiare quell’ufficio non è servita nessuna legge nuova.
Perché le riforme della PA si fermano sulla soglia
In trent’anni di lavoro nella PA ho visto passare molte riforme. La privatizzazione del rapporto di lavoro pubblico all’inizio degli anni Novanta, le leggi Bassanini, il testo unico del 2001, la riforma della performance di Brunetta del 2009, la riforma Madia e ora la riforma Zangrillo. Ognuna aveva buone ragioni. Ognuna è cominciata allo stesso modo: con la necessità di trovare soluzioni.
C’è un’abitudine profonda, nel nostro Paese, che consiste nel pensare che un problema amministrativo si risolva scrivendo una norma. Se la valutazione non funziona, si riscrive la disciplina della valutazione. Se i dirigenti non decidono, si ridefiniscono le loro responsabilità. Se la digitalizzazione arranca, si aggiorna il codice. Il risultato è una stratificazione di regole che nessuno conosce per intero, e che spesso diventa a sua volta una ragione per non decidere.
La legge cambia le regole del gioco. Non cambia il modo in cui le persone giocano. E dentro un ufficio, tra una scrivania e l’altra, è il modo di gestire a fare la differenza. Qualcuno dirà: ma senza regole buone non si va da nessuna parte. È vero. Il punto è che molte regole buone ci sono già, e restano sulla carta.
Performance, formazione, lavoro agile: gli strumenti che abbiamo già
Proviamo a fare un inventario. La valutazione della performance esiste da oltre quindici anni: potrebbe essere una conversazione vera tra un dirigente e un collaboratore, e troppo spesso è una scheda compilata a fine anno per chiudere una pratica. La formazione è un diritto previsto dai contratti collettivi, ma viene vissuta come un obbligo da assolvere in ore. Il lavoro agile può riorganizzare il lavoro per obiettivi, oppure ridursi a una diversa collocazione della stessa scrivania. La contrattazione integrativa dà alle amministrazioni margini ampi per premiare il merito e organizzarsi meglio; molte la usano per distribuire risorse a pioggia.
In ognuno di questi casi la norma non è il problema. Il problema è il comportamento di chi la applica: il dirigente che evita di differenziare i giudizi per non creare tensioni, l’ufficio che aspetta l’istruzione dall’alto prima di muoversi, il funzionario che aggiunge un passaggio in più perché nessuno lo ha mai punito per essere stato prudente.
Cambiare i comportamenti non è un’operazione morale. Non si tratta di chiedere alle persone di essere più brave. Si tratta di capire perché si comportano come si comportano, quali incentivi e quali paure le guidano, e poi spostare quegli incentivi e ridurre quelle paure. È un lavoro di organizzazione, di leadership, di esempio. Si fa ufficio per ufficio, e non si può delegare al legislatore.
L’intelligenza artificiale nella PA: una lente d’ingrandimento
Poi arriva l’intelligenza artificiale, e la tentazione è la stessa di sempre: aspettarsi che sia lei a riformare la PA. Basta il software giusto, si pensa, e le sette scrivanie spariranno da sole.
Non andrà così. L’intelligenza artificiale non cambia la cultura di un ufficio: la amplifica. In un’amministrazione che lavora per obiettivi, libera tempo per le decisioni che contano. In un’amministrazione che lavora per adempimenti, produce adempimenti più veloci. Se le sette scrivanie restano, l’algoritmo farà correre la pratica più in fretta da una all’altra, e il cittadino aspetterà un po’ meno per ricevere lo stesso risultato inutile.
Per questo l’intelligenza artificiale rende più urgente, non meno, il lavoro sui comportamenti. È uno strumento potente nelle mani di chi sa già dove vuole andare. Nelle mani di chi non lo sa, accelera la confusione.
La Pubblica Amministrazione del futuro: un libro a quattro mani
Da queste convinzioni nasce La Pubblica Amministrazione del futuro. Persone, comportamenti e intelligenza artificiale senza nuove norme, il libro che ho scritto con Luciano Hinna, appena uscito per Rubbettino.
Luciano e io guardiamo la PA da due punti di osservazione diversi. Io l’ho attraversata dall’interno, dalla Ragioneria Generale dello Stato alla Funzione Pubblica, dagli Affari Regionali fino all’ARAN. Lui l’ha studiata e accompagnata dall’esterno per oltre trent’anni, come professore ordinario di economia aziendale e lavorando sull’organizzazione di ministeri ed enti, anche ai vertici di grandi società di consulenza internazionali. Il libro è il punto in cui questi due sguardi si incontrano.
Abbiamo scelto di abbandonare il linguaggio giuridico-formale con cui di solito si scrive di Pubblica Amministrazione. Il libro propone una mappa logica del cambiamento, scritta in modo semplice e diretto, senza formalismi accademici. Non è un manuale e non è un commentario. È un invito a guardare le regole che abbiamo con occhi diversi.
L’abbiamo pensato per quattro lettori. Chi nella PA lavora ogni giorno e cerca margini per fare meglio il proprio lavoro. I giovani che stanno decidendo se scegliere il pubblico, e meritano di sapere che la PA del futuro la scriveranno loro. I cittadini, che la incontrano allo sportello e ne pagano le lentezze. E chi sta per lasciarla, perché l’esperienza accumulata in una vita di servizio può restare a disposizione della comunità anche dopo la pensione.
Tre scrivanie
Torno a quell’ufficio. Le quattro scrivanie tolte non sono state abolite da un decreto. Sono sparite perché qualcuno ha avuto il coraggio di chiedere a cosa servissero, e le persone che ci lavoravano hanno avuto la fiducia di rispondere sinceramente. Il giorno dopo le regole erano le stesse di prima. L’ufficio no.
Il cambiamento della Pubblica Amministrazione comincia così, da una conversazione tra persone che lavorano nello stesso corridoio. Le leggi possono aspettare: molte di quelle che servono sono state già scritte, e ci attendono da anni sul tavolo.
Domande frequenti
Si può cambiare la Pubblica Amministrazione senza nuove leggi?
In molti casi sì. Valutazione della performance, formazione, lavoro agile e contrattazione integrativa esistono già: il risultato dipende da come dirigenti e uffici li usano. Prima di chiedere una norma nuova, conviene domandarsi a cosa serve ogni passaggio di una procedura.
L’intelligenza artificiale può riformare la PA?
Da sola no. L’intelligenza artificiale amplifica la cultura che trova: dove si lavora per obiettivi libera tempo per le decisioni che contano, dove si lavora per adempimenti produce adempimenti più veloci.
Di cosa parla il libro La Pubblica Amministrazione del futuro?
Il libro, scritto da Antonio Naddeo, presidente dell’ARAN, e Luciano Hinna, professore ordinario di economia aziendale, ed edito da Rubbettino, propone una mappa logica del cambiamento della PA centrata su persone, comportamenti e intelligenza artificiale, senza nuove norme. Si rivolge a chi lavora nella PA, ai giovani che stanno scegliendo il pubblico, ai cittadini e a chi sta per andare in pensione.
Antonio Naddeo, Luciano Hinna, La Pubblica Amministrazione del futuro. Persone, comportamenti e intelligenza artificiale senza nuove norme, Rubbettino, 18 euro. Disponibile in libreria e online: scheda del libro sul sito Rubbettino
Per le notizie sulla presentazione del libro, approfondimenti, commenti vedi la pagina dedicata in questo blog Il Libro
Nota: per la stesura di questo articolo mi sono avvalso di strumenti di intelligenza artificiale. Idee, revisione e responsabilità del testo sono mie.