Ogni anno, in qualche ufficio di qualche comune, provincia o ministero, qualcuno apre il PIAO dell’anno precedente e fa copia-incolla. Cambia le date, aggiusta qualche numero, sostituisce il nome del dirigente responsabile uscente con quello del nuovo. Poi salva il file, lo carica sulla piattaforma del Dipartimento della Funzione Pubblica, e tira un sospiro di sollievo. L’adempimento è fatto.

Quel sospiro dice tutto. Dice che il Piano Integrato di Attività e Organizzazione — lo strumento che dovrebbe raccontare cosa fa davvero un’amministrazione, dove vuole andare, come intende servire i cittadini — è diventato l’ennesimo documento che si produce perché è obbligatorio, non perché serve a qualcosa. Un rito senza significato. Una forma senza sostanza.

E’ ancora così?

È di questo che ho parlato nell’ultima puntata di P. A. zzesco ma vero con il Prof. Enrico Deidda Gagliardo, Direttore Scientifico del CERVAP e coordinatore delle nuove Linee Guida e dei Manuali Operativi approvati dal Dipartimento della Funzione Pubblica. Un confronto lungo, a tratti scomodo, sempre stimolante. Perché Deidda Gagliardo è uno di quegli accademici che non ha paura di dire le cose come stanno.

A cosa serve realmente il PIAO

Il problema, ci ha spiegato, non è tecnico. È culturale. E per capirlo bisogna partire da una domanda semplice: a cosa serve, davvero, un piano?

Un piano non serve a certificare quello che si sta già facendo. Serve a dire dove si vuole andare e perché. Serve a scegliere, il che significa anche rinunciare — essere selettivi, come recita uno dei sette principi guida che Deidda Gagliardo ha illustrato nel corso della conversazione. La selettività è forse il principio più difficile da applicare per una pubblica amministrazione abituata a “coprire tutto”, a non escludere niente per paura di essere accusata di trascurare qualcosa. Ma un piano che include tutto non è un piano: è un inventario.

Accanto alla selettività, gli altri principi — funzionalità, adeguatezza, integrazione, tra gli altri — disegnano un’idea di PIAO che non assomiglia affatto a quello che circolano nelle piattaforme digitali delle amministrazioni italiane. Un PIAO di qualità, secondo questo schema, non nasce dalla somma di documenti preesistenti, ma da una lettura strategica dell’amministrazione: chi siamo, cosa facciamo, per chi lo facciamo, con quali risorse, e verso quale risultato.

La cassetta degli attrezzi

C’è poi la questione degli obiettivi e degli indicatori — la cosiddetta “cassetta degli attrezzi” — su cui Deidda Gagliardo è stato particolarmente netto. Il problema non è che le amministrazioni non abbiano obiettivi. Il problema è che spesso li inventano ogni anno da zero, come se il contesto cambiasse radicalmente, come se non esistesse una storia, una traiettoria, un punto di partenza da cui continuare. Il risultato sono obiettivi generici, indicatori autoreferenziali, target costruiti per essere raggiunti, non per misurare qualcosa di reale. Numeri che raccontano il piano, non la realtà.

Le dieci semplificazioni contenute nei nuovi manuali operativi del Dipartimento della Funzione Pubblica cercano di rispondere a questo nodo con strumenti pratici: la contestualizzazione (ogni amministrazione deve adattare gli strumenti alla propria specificità), la progressività (non si può pretendere subito il livello più alto di elaborazione da chi parte da zero), i vademecum operativi che guidano passo dopo passo chi deve costruire il piano senza avere un ufficio di pianificazione strategica dedicato.

Sono strumenti utili. Ma rischiano di restare inutilizzati se non cambia prima qualcosa di più profondo: la percezione del PIAO come atto burocratico anziché come atto politico-amministrativo. Perché di questo si tratta. Scegliere gli obiettivi di un’amministrazione, decidere come allocare le risorse umane, definire quali risultati si intende conseguire per i cittadini — è una scelta politica nel senso più nobile del termine. È l’esercizio del mandato affidato all’ente da chi lo governa e, in ultima istanza, dai cittadini che ne usufruiscono i servizi.

Il Piao è comunicazione

C’è un aspetto del ragionamento di Deidda Gagliardo che mi ha colpito più di altri, e che vale la pena sottolineare. Il PIAO, ha detto, non è solo uno strumento di gestione interna. È uno strumento di comunicazione. È il documento con cui un’amministrazione racconta se stessa — ai propri dipendenti, ai nuovi assunti, ai cittadini. È, o dovrebbe essere, il posto dove si spiega cosa fa davvero quell’ente, perché esiste, qual è il valore pubblico che genera.

Pensateci: quante amministrazioni usano il PIAO per attrarre talenti? Quante lo mostrano ai neo-assunti come carta d’identità dell’organizzazione? Quante lo rendono leggibile ai cittadini comuni? Quasi nessuna. Perché quasi nessuna l’ha scritto per essere letto: l’ha scritto per essere protocollato.

Eppure in un momento in cui la pubblica amministrazione fatica ad attrarre giovani competenti, in cui la concorrenza con il settore privato si gioca sempre di più sulla qualità dell’ambiente di lavoro e sulla chiarezza della missione, avere un PIAO che racconta una visione convincente potrebbe fare la differenza. Non come strumento di marketing istituzionale, ma come atto di trasparenza e di senso: questo siamo, questo facciamo, questo vogliamo diventare.

La fase di maturità del PIAO — il titolo che abbiamo scelto per questo approfondimento — non riguarda la perfezione tecnica del documento. Riguarda la capacità di superare la logica del copia-incolla per entrare in quella della riflessione genuina. Richiede dirigenti che abbiano il coraggio di scegliere invece di elencare. Richiede sistemi di valutazione che misurino l’impatto reale invece di premiare la compilazione corretta. Richiede, in fondo, un’idea diversa di cosa significhi pianificare nel settore pubblico.

La Piramide del Valore Pubblico

La Piramide del Valore Pubblico elaborata dal CERVAP offre una chiave di lettura utile: le risorse interne — le persone, le competenze, l’organizzazione — sono la base da cui dipende tutto il resto. Non si genera impatto esterno, sui cittadini e sulla comunità, senza investire sulla salute interna dell’organizzazione. Il PIAO che ignora questa connessione, che tratta le risorse umane come una voce contabile e la performance come un adempimento, è destinato a restare carta.

Il PIAO che invece la prende sul serio — che racconta come le persone si formano, come si organizza il lavoro, come si costruisce la fiducia interna — comincia a diventare qualcosa di diverso. Comincia a diventare, appunto, una promessa. Fatta ai cittadini, ai dipendenti, al territorio. Verificabile, nel tempo, da chi ha gli strumenti per farlo.

Questo articolo è tratto dalla prima puntata del 2026 di “P. A. zzesco ma vero”, il podcast-video in cui esploro i temi della pubblica amministrazione italiana con ospiti, esperti e protagonisti delle riforme. Guarda la puntata completa sul canale YouTube @antonionaddeo.